短時間でプレゼン作成する秘訣、プレゼン骨子の作り方

こんにちは、ふぁんたろーです。
今回は短時間でプレゼン資料を作成するコツについて紹介します。

この記事の効果：
プレゼンを作るのが苦手、時間がかかるといういった悩みに対し、ロジカルで映えるプレゼンを短時間で仕上げるテクニックと、プレゼン思考を変えることで忙しいエグゼクティブの方とのやりとりが楽にするコツを紹介

ビジネスの現場において、プレゼンを行う機会はいたるところで発生します。顧客への提案、社内の定例会議、半期四半期の業績レビュー、企画稟議etc…
準備も大変ですし、プレゼン当日の説明も言葉でわかりやすく伝えるための練習したりとプレッシャーがかかる業務内容ですよね。
プレゼン資料を作らなければならないけどどこから手を付ければいいか悩んでいるうちに時間がたってしまい、結局前日に夜なべして資料を作って発表しても周りから総突っ込みを食らって辛かった経験、ふぁんたろーもいっぱいあります。パワーポイントいきなり立ち上げて話したい事を書き連ねては消してを繰り返していませんか？

実は資料の作成からいきなり始めると高確率でうまくいかないんです。まずは資料を作る前の段階から5つのステップに分けて紹介します。
是非この記事を参考にしてもらって少しでもプレゼンの準備や発表を楽しんでもらえるようになってもらえれば嬉しいです。

プレゼンを作るときは伝えたいことを箇条書きでまとめる

皆さんはプレゼンを作成するときにいきなりパワーポイントを立ち上げていませんか？最終的にプレゼンで使うツールで作り始めたほうが早いと思うのはわかりますが
骨子を作ってからのプレゼンは説明するのも楽ですし、相手によく伝わります。なにより作成時間が大幅に短縮できます。
ふぁんたろーのおすすめはテキストメモですがエクセルでつくることもあります。（特にビジネス戦略を作るときはエクセルで全部作っちゃいます）

骨子は二つの構成でまとめる

プレゼンコンセプト
プレゼンそのもの

プレゼンコンセプトは、資料そのものには使われませんがこの資料の役割を決める重要なものになります。
目的（つたえたいこと）：プレゼンを通して自分が相手に伝えたいことです。目的が明確になっていないことが非常に多いのでここを明確にすることで
実際に話をするときの内容にメリハリが生まれます。

聞く相手が誰で、どんな人なのか？プロファイルをしっかりすることで内容に深みが増します。

プレゼンそのものはそのまんまですが、実際に利用するプレゼン資料です。ビジネスシーンの多くの場合はパワーポイントを使うことが多いと思いますが
伝わればフォーマットは何でもよいと思います。大切なのは準備段階でどれだけ相手に伝わるように吟味したかになります。
そこで大事になるのがプレゼン骨子になります。

コンセプトが決まったらアジェンダ（目次）を箇条書き

必ず結論パートを用意し、結論→背景→具体例の順番で書き出します。

日本人がやりがちな背景→考察→結論に至るプロセス→結論

まさに起承転結ですよね。考察と結論に至るプロセスはもはや不要な内容の羅列といえるべきもので話している自分にとっては、結論にいたるまでの紆余曲折のストーリーなので
とても重要ですし、話していて気持ちがいいパートかもしれませんが、聞いているほうからするとかなりどうでもいい内容のことが多いです。

話の展開は、結論→背景→具体例を意識する

話の流れの定石といえば「起承転結」が最もポピュラーですし、何かを考えるときに使われることってとても多いと思います。
ビジネスの世界においてはこの回りくどい論法は絶対に使わないほうがいいです。（物語であれば、起承転結でいいと思います。）
特にエグゼクティブクラスの方を相手にするときは結論が重要です。彼らは忙しく、物事を判断することが仕事ですのでとにかく結論が欲しいんですね。結論に対して正しいのか正しくないのかを瞬時に判断しその後に結論に至ったプロセスで自分が必要な箇所だけ聞き、判断の妥当性を図りたい。そんな人たちに起承転結の流れで話そうものなら途中で打ち切られる危険があります。

結論を明確にする

プレゼンの途中で「結局何が言いたいの」と言われてしまう。

この経験がある方結構いらっしゃるんじゃないでしょうか。ふぁんたろーもしょっちゅう言われていました汗
何が言いたいのか聞かれて、しどろもどろになりながら言いたいこと説明を延々としていたら途中で強制終了されたこともあります。理由は「結論が見えないから」です。

でも結論を説明するって意外と難しかったりします。ですので、まずはプレゼンコンセプトの時点で目的を明確にする必要があります。

目的＝結論です

例えば新規事業としてある製品販売開始の起案を役員にプレゼンする機会があったとしましょう。その場合の目的は「事業の起案」ではありません。「事業開始の承認をもらう」ことが目的であり、その判断を仰ぐのが結論になります。ですが、プレゼン資料にそのことを書く必要はありません。あくまでコンセプトとして自身の骨子の中で明確にしましょう。

結論パートのサンプル

起案事項
新製品Aの販売開始に関する起案

目的
当社の主力事業であるBの売り上げをさらに拡大するため

方法
新製品Aを主力事業Bにバンドルし、顧客に対しさらなる付加価値を提供する
初年度販売計画と新製品Aをバンドルした時の費用シミュレーションは添付の通り

このようにやりたいこと、目的、実施方法には販売計画とコストも含めて提示することで
大枠の事業イメージがつかめるはずです。実はここのパートも結論→背景→具体例流れを応用しています。

背景パートのサンプル

ビジネス課題
当社主力製品Bはコンセプトは顧客への受けがよく、ターゲット顧客にアプローチもできているが
顧客の決裁者のニーズを満たせていないため、購入プロセスにおいて説得と社内稟議に時間がかかっている
予算化に必要な説得材料が不足（市場認知、事例、費用対効果の訴求）
購入の具体的な動機付け

上記より、提案後の決済プレセスが長期化、お試し購入についても二の足を踏まれている状況

この状況を打破するために、新製品Aを主力製品とバンドルし、増加した分のコスト以上に決裁者の課題である
XXXを満たすことができ、購入プロセスの短期化、お試し導入などの導入障壁を下げることができる

具体例パートのサンプル

ここでは、上記のような論述よりは説得するための具体例となるため、例えば今回のケースですと
お客様の決裁者が潜在的抱えているニーズが何なのかを示すと効果的です。

直近半年間で決済が進まない顧客のヒアリング結果

当社製品Bを導入するにあたっての障壁は何か
Ａ：ＸＸＸＸＸＸ
Ｂ：ＹＹＹＹＹＹ
Ｃ：ＺＺＺＺＺＺ

骨子をパワーポイントにコピペする

上で骨子を作成できたら、いよいよパワーポイントを使ってプレゼン資料の作成に移るわけですが、実は骨子がしっかりとできていれば
そのままパワーポイントに張り付けてスライドが簡単にできてしまいます。先ほどの結論パートと背景パートを例に作ってみましょう。

箇条書きのタイトルをスライドのタイトル、箇条書きの内容を本文にコピペしTabキーで必要に応じて段落を下げていく。これだけでこのスライドは完成です。この2枚はスライドの作成だけであれば2分で作れます。サンプル用に作ったエクセルのグラフのほうが作成に5分くらいかかりました。

このようにすごく簡単な内容なのでインパクトに欠けますが、箇条書きで伝えたいことをしっかりまとめておくと、パズルのようにスライドに当てはめていく作業でプレゼンは作れます。

いきなりパワーポイントから作り出すと、いちいちタイトル決めたりスライドを作ってから前後のスライドの関係をい考えながら微修正したりとタイムロスが非常に多かったと思います。

骨子はプレゼン作成の上で非常に重要かつ時短のコツになります

プレゼン骨子作成のコツ以外にも、そもそも顧客課題やニーズに沿った提案ができる必要もあります

特に今では御用聞き営業だけでは顧客は買ってくれないことも増えています

そんな中お客さんの心をしっかりとつかんだ提案を考える上でのヒントをまとめましたのでよかったらこちらも読んでみてください。

文字だけで伝わらない部分を装飾する

基本的には箇条書きで書かれている内容であれば、論点が明確であればそのままスライドに張り付けることである程度の体裁は整えることが可能です。
ですが文字だけでは伝えられない、もしくは伝わりづらい情報は図などを使いましょう。

図はプレゼンをかっこよくするためには使いません

具体例のパートをサンプルに作成しましょう。例えば今回起案したい商品Ａが、顧客のアンケートで得られた答えの一番多かった回答Ａに紐づいての
起案の場合、文字よりは円グラフにしてしまったほうが分かりやすいでしょう。

プレゼン作成の時間配分は骨子8割、資料2割

これまで説明してきた内容のまとめにもなりますが、時間配分は骨子作成でほとんど使うのが理想です。
論理展開をまとめて、一番シンプルな状態の資料であればテキストのコピペと段落の整理だけで終わりますので、10数ページ位の内容であれば30分もかからずにパワーとポイントに落とし込みも可能です。ですが、それだけだと文字ばかりの頭でっかちな資料になってしまうので視覚的に訴える箇所やデータによる誘導したいポイントや脚色したいポイントを際立たさせたりする時間を考えると2割程度の時間になります。

骨子はそのままプレゼンの原稿（カンペ）になる

ここまで作成できたら、後はプレゼン当日までに話し方の練習をして準備を進めることになると思います。ただ、誰しもがプレゼンで堂々としゃべるのが得意という訳ではないと思います。
また役員プレゼンなどはプレゼン時間を短時間かつ時間厳守の制約が課せられていることも多いです。当日緊張して重要でないところで話が脱線してしまったりしないように話の流れをまとめておきたいですね。

プレゼンの後は議事録をまとめて報告したりすると思います。またプレゼンで企画が通った後プロジェクトが動き出したりするとプロジェクトの進捗を上にスマートに報告できるかがキモですよね

苦手意識を克服する

そんな時は骨子をカンペ代わりに使うことで話したい事をスッキリと話せるようになりますので是非活用してみてください。

プレゼン前に緊張したり、もっと前向きになりたいといったときはこちらの記事も参考ください。

これを読んでいただいた方のプレゼン作成の参考になれば嬉しいです。特に役員プレゼンは依頼をうけてから当日プレゼンが終わるまでずーっと緊張しますよね
準備期間も短期間で、要求レベルは高ったりと気が滅入ることがあると思いますがそんな状況を楽しく乗り越えられるお役に立てれば嬉しいです。