コツをつかめば簡単！1分で伝わる議事録の書き方！テンプレートあり

こんにちは！ふぁんたろーです

みなさんお仕事で議事録書いてますか？議事録書くのが苦手だったり、上司や先輩からの突っ込みが絶えないって悩んでませんか？
この記事ではちょっとしたコツで、1分で伝わるスゴイ議事録に生まれ変わらせる方法を解説します。簡単なテンプレートも張っておきましたので使ってください

こんな方におすすめです。

この記事の効果

社内での自身のイメージアップにつながると大げさな書き方をしていますが、実際議事録をすぐに共有して、内容が的を得ている人って皆さんの周りで少ないんじゃないでしょうか？
またそういう人ってかっこよくないですか？？
たかが議事録、されど議事録ということで、カッコよくまとめられるようになっちゃいましょう！

議事録とは

辞書で引くと議事の内容・審議経過・議決事項などを記録したもの。会議録。と出てきます
説明文に書かれている内容であれば毎回ちゃんと書いてるよと皆さん思いますよね

議事録係って新人や下っ端の雑用にされるイメージも強いし、正直いってめんどうな仕事

ふぁんたろー自身も議事録は苦手でした。なのでずーっとき嫌いな業務の上位にずっとランクインしていましたが、最近意識が変わってきました
管理職になって、議事録を使う（読む）様になってからその重要性がわかってきたころからですね

1分で伝わるスゴイ議事録とは

ちゃんと書くと議事録って実はすごいんですよね

良い議事録は人に読んでもらえる、自分も後で見ようと思う（参照したくなる）
すごい議事録は将来の仕事の効率を数倍向上させる（効果が出始めるのは数ヶ月から数年以降）

過去に新R25さんの記事で出世のいちばんの近道は「議事録」なんて特集も組まれていました。

議事録の書き方でその人のすべてがわかるわけではないですが、できるほどまとめるのが上手な人が多いですね

誰も読まないダメな議事録

他の人が書いた議事録も会社やチームで展開されることってよくあると思います。その時ちゃんと読んでますか？
僕は自分が参加したミーティングの議事録はあまり読んでないです笑
理由は簡単で、自分が出たミーティングであれば自分も必要なところはメモを取っているので改めて読む必要はないからです
では仮にその会議を欠席していたら読むかというと、よっぽど大事な会議でなければ読まないことが多かったです

なんかさっき書いた議事録のすばらしさがいきなり台無しですね

もちろん今の自分のチームの活動についてはしっかり目を通してます、違いはなんでしょうか

いったんおさらい　議事録の目的

会議の合意事項、決定事項の共有

そもそも会議ってなんのためにやるんだっけ？につながるのですが、会議は「何かの物事を決める場」です
ですので一番議事録で知りたいことは、その会議で何が決まったのかです。
会議ってなんのためにやるんだっけ？については別記事を書こうと思います。

会議で決めることは色々とありますが、多くは活動の方向性と誰が何をいつまでにどのように行うか。です。
議事録はやることと、誰が何をの、、、部分が明らかになっていればその役割を果たしています。
誰がどんな発言をしたのか、タイムラインに沿った会話の流れはさほど重要ではないです。
ではもう少し具体的に深堀していきましょう

合意、決定したことに対する次のアクション

会議での決定事項はだいたいアクションが発生するものです
そのアクションの一覧が次に必要な情報になります
資料を作る、リサーチをする、社内調整を行うなどアクションは色々とあります
よくない会議の特徴として何も決定しない、何もアクションが生まれない会議です
ディスカッションやブレインストーミングであればいいのですが、それでも決定事項やアクションは必ずアウトプットされるはず
議事録に決定事項と次のアクションがない場合はその会議自体の質を疑われる状況ですので議事録書く方は
書くアウトプットがなければ会議が終わる前に必ず確認しましょう。実はこれ議事録係が目立つポイントです。

誰がいつまでに、何を行うかの共有

そしてアクションの実行者が誰で、いつまでにやるのか、報告方法についてが次に必要な情報です
欠席した人は、ここまでを見れば、まずは決まったことと誰が何をやるのか、自分のアクションの有無がわかります

次回の会議や打ち合わせで振り返る情報のまとめ

上でまとめたアクションの結果から次に何をするのかを決めるために改めて時間を設けることもあると思います
議事録はその次回の会議の冒頭でアクションの結果を確認するときに使えるものであるべきです

前回の会議ではXXを決めて、YYをすることになっていました

VVをAさんが実施することになっていましたが状況はいかがですか？みたいな感じです。

こうすれば次回の会議が行われるときに議事録が活用できるので無駄にはならないですね

会議でいろんな人がいろんな発言をしてたけどそういう情報は書かなくていいの？
必要な情報の後に、大枠まとまってあれば大丈夫です

どうせ誰も読まないから

どんな会社にも内容の詳細に突っ込んでくる暇な人もいますが無視して大丈夫です
※重要な約束事や確約したコメントなどはこの限りではないので注意

議事録は「議事の内容・審議経過・議決事項などを記録」が書かれたドキュメントです。
ですが、この内容を書くことが目的となっている場合、会議をやった証でしかなく、後から読み返すことはないでしょう

会議の証として議事録を取らせたがる会社ってどんなところでしょうか

歴史が古い大手企業に非常に多い

過去の悪しき風習の継承ともいうべき無駄な会議と不要な議事録が蔓延している大企業の中では会議をやった証が仕事をやった証となるのかとても重要視されていて取引先にも
送り付けられることが多々あります笑　僕も何度も目の当たりにしています、これは本当にただの証拠でしかなくそれ以上の価値はないと思います。

逆に議事録を取りたがらない会社ってどんなところでしょうか

スタートアップに多いです

スタートアップは、企業の機動力が勝負なので無駄を省く傾向が強く、特に会議そのものを嫌う人もけっこういますよね
社員もすくないので情報現場で情報共有さえしっかりできていればＯＫということもあると思いますが、後々情報整理がひつようなときにかなり困っている印象があります

1分で伝わるスゴイ議事録

こころから具体的な議事録の書き方について説明しますが、大枠は上で説明したので簡単にまとめていきます。

2知りたい情報の目的順に書く
上で説明したビジネスにおける議事録の目的を順番に書く。が答えなのですが、一応議事録なのでその前後に必要な情報を付け加えましょう

実施日と参加者については説明いらないと思います、そのまんま書いていただければ大丈夫
一番下の議事メモがいわゆる皆さんがよく提出している議事録かと思います、時間軸に沿って発言者、発言内容が並んでいるドキュメント
正直ここは会議中に急いで取った殴り書きのメモをそのまま張り付けるくらいで僕はいいと思っています。（手書きではなくPCで打ち込んでほしいけど）

書き方のコツ　結論からすべて書くように意識する

これは議事録以外のすべてに応用がきくのですが、メモを取る時点でなるべく結論から書くように工夫するとあとでまとめるのが楽になりますし
結論から書いてある文章はとても読みやすいです。

例えば一番最初に書く会議の決定事項を例に書いてみましょう、営業販売方針の決定会議があったとします

おそらく会議の中でいろいろな議論があったんだと思いますが、悪い例は結論までが長いですよね。
なので結論がどこにあるのかをしっかりと見極めるチカラを養うためにも文章を結論から書ける訓練をしましょう

ミーティング、商談で使えるテンプレート

上手く書けるテンプレート

今まで説明した内容をテンプレ化しただけですので大したことはないですがよかったら参考にしてください
一番簡単なのは以下のテキストをコピペしてメモ帳やMicrosoft Onenote、エクセル、パワーポイントなどに張り付けて使ってください

実施日：YYYY/MM/DD
参加者：　　　　　　（敬称略）
決定事項：
実施事項：実施事項A　/　担当者B/期限MM/DD
議事メモ：

まとめ

たかが議事録、されど議事録ということで、議事録や商談メモをうまく活用してビジネスをより楽にできればうれしいです