こんな悩み、ありませんか？
・せっかく議事録を頑張って書いたのに、誰も読んでくれない
・自分で読み返しても「この会議、何をやってたんだっけ？」となる
・毎回ログを書いているだけで、仕事が前に進んでいる感じがしない
・正直、議事録を書くのが苦痛になっている
もし一つでも当てはまるなら、この記事はあなたのためのものです。
議事録は「新人の仕事」「ただの記録」と思われがちですが、
本来は 会議の意思決定を前に進めるための、極めて重要なアウトプット です。
それにもかかわらず、多くの議事録が
「読まれない」「評価されない」「自分でもよく分からない」
状態になってしまっています。
原因は、あなたの能力ではありません。
議事録の“書き方の構造”に問題があるだけです。
この記事では、
「決定事項ファースト」という考え方を軸に、
上司やチームに読まれ、仕事が進む議事録の作り方 を
テンプレート付きで解説します。
なぜ多くの議事録は読まれないのか？
結論から言うと、理由は大きく3つあります。
会議の主体者が書いていないから
議事録を書くのは、若手やサポート役の人がほとんどです。
一方で、会議を主導し、意思決定をする人は議事録を書きません。
その結果、
・何が重要だったのか
・何が決まったのか
・何を次にやるべきなのか
が曖昧なまま文章になります。
会話をそのまま書こうとしてしまうから
「全部書かないといけない気がする」
その不安から、発言を時系列で並べた
会話ログ型の議事録 になりがちです。
しかし、読む側が知りたいのは
「誰が何と言ったか」ではなく
「結局、何が決まったのか」 です。
会議文化が“話す”中心になっているから
日本企業の会議は、
決めるよりも話し合うことが目的になりがちです。
その結果、議事録にも
アクションや判断が残らず、
「雰囲気だけが伝わる文書」になります。
読まれない議事録の典型的な失敗例
失敗例①：時系列に並べただけ
Aさん：〇〇だと思います
Bさん：△△では？
Cさん：それなら□□も検討したい
→ 読む側は「で、結論は？」となります。
失敗例②：重要な情報が下に埋もれている
決定事項が最後の方に1行だけ書かれている。
忙しい上司は、そこまで読みません。
失敗例③：後から読むと意味が分からない
その場にいた人しか分からない内容になり、
自分で読み返しても思い出せない。
読まれる議事録の本質は「決定事項ファースト」
良い議事録の最大のポイントは、これです。
結論を最初に書くこと。
会議中の議論がどれだけ散らかっていても、
議事録では情報を整理し直す必要があります。
議事録はログではなく、
「意思決定を再構成する文書」 です。
決定事項ファースト議事録の基本構造
読まれる議事録は、次の順番で書かれています。
-
今回の決定事項
-
誰が、いつまでに、何をするか（アクション）
-
論点と判断の理由
-
補足情報（必要最低限）
この順番にするだけで、
議事録の価値は一気に上がります。
今日から使える議事録テンプレート
以下は、定例会議・ブレスト・判断会議
どれにも使える汎用フォーマットです。
【会議名】
【目的】
【日時／場所】
【参加者】
【決定事項】
・何が決まったかを簡潔に記載
【アクションアイテム】
・誰が
・いつまでに
・何をするか
【議論のポイント】
・判断に至った理由
・保留になった論点
【補足・共有事項】
書く側が劇的にラクになる3つのコツ
結論だけをメモする意識を持つ
会議中は、
「これは決まったか？」
「これは保留か？」
だけを意識すれば十分です。
話の流れではなく、構造で整理する
議論はバラバラでも、
議事録では
「論点 → 選択肢 → 判断」
に並び替えてOKです。
判断理由を一言添える
上司が一番知りたいのはここです。
例：
A案を採用
理由：コストと効果のバランスが最も良いため
読まれるようになると、評価が変わる
読まれる議事録が書けるようになると、
・会議理解度が高い人と思われる
・論点整理ができる人と評価される
・「議事録係」から「会議を動かす人」になる
という変化が起きます。
最後に：議事録はキャリアを伸ばす武器になる
議事録は、
新人に押し付けられる雑務ではありません。
思考力・構造化力・判断力がすべて表れる仕事です。
決定事項ファーストを意識するだけで、
あなたの議事録も、あなた自身の評価も、
確実に変わります。
内部リンク
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